Zutongzi [1991] Số 13 ngày 2 tháng 4 năm 1991
Ban Tổ chức Đảng, Cục Lưu trữ Chính phủ các tỉnh, khu tự trị, thành phố trực thuộc Trung ương, các bộ, ban của các cơ quan trung ương và nhà nước, các tổ chức nhân dân, Tổng cục Chính trị và Tổng cục Tham mưu Quân giải phóng nhân dân: "Quy chế công tác lưu trữ cán bộ" được ban hành cho các bạn Hãy thực hiện chúng một cách tận tâm Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc đề nghị kịp thời thông báo cho Ban Tổ chức Trung ương Sau khi được Ban Tổ chức Trung ương Đảng Cộng sản Trung Quốc và Cục Lưu trữ Nhà nước nghiên cứu và quyết định, công tác lưu trữ cán bộ sẽ được đưa vào hệ thống quản lý công tác lưu trữ quốc gia Trong thời gian tới, công tác quản lý cụ thể về lưu trữ cán bộ và sự lãnh đạo, chỉ đạo công tác lưu trữ cán bộ vẫn sẽ do bộ phận tổ chức cấp ủy các cấp đảm nhiệm Cơ quan hành chính lưu trữ các cấp sẽ thực hiện công tác quản lý và điều phối vĩ mô theo Luật Lưu trữ của Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa và các quy định khác có liên quan Các khu vực, ban ngành có thể xây dựng phương pháp quản lý cụ thể, quy định chi tiết theo quy định tại “Quy chế công tác lưu trữ cán bộ” và các văn bản khác, căn cứ vào điều kiện thực tế, báo cáo cơ quan tổ chức cấp trên và cơ quan hành chính lưu trữ để lưu trữ
Ban Tổ chức Trung ương Đảng
Cục Lưu trữ Quốc gia
Ngày 2 tháng 4 năm 1991
Điều 1 Nhằm tăng cường công tác lưu trữ cán bộ, nâng cao trình độ quản lý khoa học, bảo vệ và sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ, phục vụ tốt hơn công tác cán bộ, tích lũy tài liệu lưu trữ và tài liệu lịch sử cho đất nước, những quy định này được xây dựng đặc biệt phù hợp với chủ trương, chính sách về công tác cán bộ của Đảng và các quy định liên quan của Luật Lưu trữ nước Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa
Điều 2 Lưu trữ cán bộ là những tài liệu, tài liệu do các bộ phận liên quan của tổ chức, nhân sự hình thành, phù hợp với chính sách cán bộ của Đảng, trong việc đào tạo, tuyển chọn, bổ nhiệm cán bộ để ghi nhận kinh nghiệm, tư tưởng chính trị, phong cách đạo đức, năng lực chuyên môn, kết quả công tác, thành tích công tác và các nội dung khác của cán bộ Nó là cơ sở quan trọng để điều tra, tìm hiểu lịch sử, toàn diện và lựa chọn, sử dụng cán bộ đúng đắn, là một bộ phận quan trọng của Lưu trữ Quốc gia
Điều 3: Công tác lưu trữ cán bộ là một bộ phận quan trọng trong công tác cán bộ của Đảng, Nhà nước và cũng là một bộ phận không thể thiếu trong công tác lưu trữ quốc gia Nó nhằm mục đích thực hiện đường lối, chủ trương, chính sách cán bộ của Đảng, tuyển chọn nhân tài, bổ nhiệm vào các chức vụ, thực hiện hiện đại hóa xã hội chủ nghĩa
Điều 4: Công tác lưu trữ cán bộ chịu sự quản lý, phối hợp tổ chức vĩ mô của Cục Hành chính Lưu trữ quốc gia, do Cục Cán bộ lãnh đạo, hướng dẫn và thực hiện quản lý theo cấp bậc Đồng thời chịu sự giám sát, chỉ đạo của cơ quan quản lý lưu trữ cùng cấp
Điều 5: Trong quản lý hồ sơ lưu trữ cán bộ, pháp luật của Đảng và Nhà nước về lưu trữ, bảo mật phải được thực hiện và lưu giữ nghiêm ngặt, bảo đảm tính toàn vẹn, an ninh của hồ sơ lưu trữ cán bộ
Điều 6: Việc quản lý hồ sơ cán bộ thực hiện theo hệ thống quản lý tập trung, thống nhất, phân cấp Hồ sơ cán bộ của cơ quan, đơn vị trên cấp huyện (kể cả cấp huyện) phải được quản lý tập trung, thống nhất theo thẩm quyền quản lý cán bộ; hồ sơ cán bộ của các cơ quan, đơn vị dưới cấp huyện do Ban Tổ chức Huyện ủy quản lý tập trung hoặc do Ban Tổ chức Huyện ủy, Phòng Cán bộ huyện và các đơn vị khác quản lý tương đối tập trung Đối với những đơn vị không có điều kiện bảo quản hoặc có ít hồ sơ thì hồ sơ cán bộ sẽ được đơn vị quản lý ở cấp cao hơn Đối với các đơn vị có hồ sơ cán bộ được quản lý tại phòng lưu trữ tổng hợp thì hồ sơ cán bộ phải do người chuyên trách quản lý, công tác kinh doanh phải chịu sự kiểm tra, hướng dẫn của lãnh đạo phòng tổ chức nhân sự của đơn vị và các phòng kinh doanh cấp trên có liên quan
Điều 7 Các cơ quan tổ chức cán bộ cấp huyện trở lên (bao gồm cả các huyện) thành lập các cơ quan quản lý lưu trữ cán bộ tương ứng và chịu trách nhiệm hướng dẫn, giám sát, kiểm tra công tác lưu trữ cán bộ trên địa bàn, các ban và hệ thống tương ứng của mình Phải bố trí một cán bộ chuyên trách quản lý hồ sơ của 1000 người, các đơn vị có nhiệm vụ hướng dẫn kinh doanh phải trang bị nhân sự hướng dẫn kinh doanh tương ứng Các đơn vị dưới cấp quận thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ tập trung hoặc tương đối tập trung cần được trang bị nhân sự toàn thời gian dựa trên các nguyên tắc trên Các đơn vị không có nhu cầu thành lập tổ chức phải trang bị đội ngũ nhân viên lưu trữ chuyên trách hoặc bán thời gian, chủ yếu làm công tác lưu trữ cán bộ
Điều 8 Trách nhiệm của Cục Quản lý lưu trữ cán bộ:
(1) Lưu giữ hồ sơ cán bộ và tích lũy kho lưu trữ, tư liệu lịch sử cho đất nước;
(2) Thu thập, xác định và sắp xếp tài liệu lưu trữ cán bộ;
(3) Xử lý việc rà soát, mượn, chuyển hồ sơ cán bộ;
(4) Thay đổi vị trí và mức lương của cán bộ đã đăng ký;
（五）为有关部门提供干部的情况；
(6) Đảm bảo an toàn, bảo mật và bảo vệ hồ sơ cán bộ;
(7) Điều tra, nghiên cứu công tác hồ sơ cán bộ, xây dựng nội quy, quy chế, làm tốt công tác xây dựng doanh nghiệp và hướng dẫn kinh doanh hồ sơ cán bộ;
(8) Đẩy mạnh, áp dụng công nghệ quản lý hồ sơ cán bộ hiện đại;
(9) Thường xuyên chuyển hồ sơ của cán bộ đã qua đời vào cơ quan lưu trữ (văn phòng);
(10) Xử lý các vấn đề liên quan khác
Điều 9: Các tổ chức, bộ phận nhân sự các cấp phải lập hồ sơ cán bộ cho cán bộ mình quản lý Hồ sơ cán bộ được chia thành bản gốc và bản sao Các bản sao được tạo ra theo nhu cầu công việc
Điều 10: Hồ sơ gốc của cán bộ là tài liệu phản ánh hoàn cảnh lịch sử và toàn diện của cán bộ Nội dung và phân loại:
Tài liệu sơ yếu lý lịch loại 1;
Loại tài liệu tự truyện thứ hai;
Loại thứ ba: tài liệu nhận dạng, đánh giá, kiểm tra;
Loại 4: Trình độ học vấn và tài liệu đánh giá vị trí chuyên môn kỹ thuật (bao gồm trình độ học vấn, bằng cấp, kết quả học tập, bảng điểm hoàn thành khóa đào tạo và đánh giá vị trí chuyên môn kỹ thuật, đánh giá hiệu suất và tài liệu phê duyệt);
Loại 5: Xem lại tài liệu về hoàn cảnh chính trị và lịch sử (bao gồm sàng lọc, xem xét tài liệu và tài liệu cơ sở, xem xét tài liệu về các vấn đề như đảng viên, thời gian làm việc, vv);
Mục 6: Tài liệu về việc gia nhập Đảng Cộng sản Trung Quốc, Đoàn Thanh niên Cộng sản và các đảng dân chủ;
Tài liệu trao giải loại 7 (bao gồm các giải thưởng về khoa học, công nghệ và kinh doanh cũng như những hành động tiên tiến của các tấm gương anh hùng);
Loại 8: Tài liệu xử lý (bao gồm tài liệu sàng lọc và đánh giá cũng như ý kiến về việc miễn hình phạt);
Loại 9: Tuyển dụng, bổ nhiệm và sa thải, tuyển dụng, chuyển việc, tiền lương, phúc lợi, ra nước ngoài, nghỉ hưu (nghỉ hưu), tài liệu từ chức và mẫu đăng ký cho đại diện của các hội nghị đại diện khác nhau;
Loại 10: Các tài liệu khác để tham khảo cho tổ chức
Điều 11 Bản sao hồ sơ cán bộ là bản sao các tài liệu chính của hồ sơ cán bộ gốc Nội dung cụ thể của bản sao hồ sơ cán bộ bao gồm các bản sao (hoặc bản sao) các tài liệu chính sau đây trong bản chính:
Tài liệu sơ yếu lý lịch gần đây loại 1;
The main identification and cadre assessment materials of the third category;
Loại thứ tư về trình độ học vấn, bằng cấp và tài liệu để đánh giá các vị trí chuyên môn và kỹ thuật;
Loại tài liệu kết luận đánh giá thứ năm (bao gồm kết luận sàng lọc và đánh giá) về tình hình chính trị và lịch sử;
Tài liệu khen thưởng cho loại thứ bảy;
Tài liệu loại 8 về các quyết định kỷ luật (bao gồm kết luận sàng lọc và xem xét);
Báo cáo bổ nhiệm, miễn nhiệm hạng thứ chín và tiền lương, phúc lợi và các tài liệu phê duyệt để đi nước ngoài
Nếu có tài liệu trùng lặp ở các danh mục khác, chúng cũng có thể được phân loại là bản sao
Điều 12 Phạm vi quản lý hồ sơ cán bộ của các tổ chức và phòng nhân sự từ cấp quận trở lên (bao gồm cả các quận) về nguyên tắc phải phù hợp với phạm vi quản lý cán bộ Sự phân công lao động như sau:
(1) Bản gốc hồ sơ cán bộ do cơ quan phụ trách cán bộ lưu giữ;
(2) Bản sao hồ sơ cán bộ do cơ quan phụ trách hoặc điều phối quản lý cán bộ lưu giữ;
(3) Trường hợp cán bộ quân sự kiêm nhiệm chức vụ ở địa phương thì bản gốc do quân đội lưu giữ; nếu cán bộ địa phương đồng thời giữ chức vụ quân sự thì bản gốc do chính quyền địa phương lưu giữ
Điều 13 Sau khi cán bộ nghỉ hưu (nghỉ hưu), hồ sơ của cán bộ ban đầu do chính quyền trung ương và Quốc vụ viện quản lý vẫn sẽ được các cơ quan liên quan của chính quyền trung ương và Quốc vụ viện lưu giữ; hồ sơ của cán bộ khác sẽ do bộ phận quản lý cán bộ lưu giữ
Điều 14 Sau khi cán bộ qua đời, hồ sơ của người đó sẽ được lưu giữ theo sự phân công lao động sau đây:
(1) Hồ sơ lưu trữ của cán bộ do chính quyền trung ương và Hội đồng Nhà nước quản lý sẽ được đơn vị quản lý ban đầu lưu giữ trong 5 năm và sau đó được chuyển đến Lưu trữ Trung ương để bảo quản vĩnh viễn;
(2) Cán bộ có chức vụ cấp vụ do Trung ương quản lý, các bộ, ủy ban của cơ quan nhà nước, các tỉnh, khu tự trị, thành phố trực thuộc Trung ương, các nhà khoa học, nghệ sĩ, giáo sư, anh hùng nổi tiếng toàn quốc, các nhân vật kiểu mẫu, danh nhân có đóng góp đặc biệt Hồ sơ sau khi được đơn vị quản lý gốc lưu giữ đủ 5 năm sẽ được chuyển về phòng lưu trữ của cơ quan để bảo quản và theo thời hạn quy định tại “Quy định về công tác lưu trữ của cơ quan” sẽ được chuyển về lưu trữ cùng cấp để bảo quản vĩnh viễn cùng với các hồ sơ hết hạn sử dụng khác;
(3) Hồ sơ lưu trữ của các cán bộ khác ngoài phạm vi nêu trên do cơ quan quản lý ban đầu lưu giữ trong thời hạn 5 năm, sau đó chuyển về phòng lưu trữ của cơ quan để bảo quản Được tiếp nhận theo quy định về phạm vi tiếp nhận của Lưu trữ quốc gia cùng cấp
Điều 15: Cán bộ sau khi từ chức, tự nguyện từ chức hoặc bị cách chức (sa thải) không được tuyển dụng thì hồ sơ của cán bộ đó vẫn được đơn vị quản lý ban đầu lưu giữ Đối với những người đang làm việc ở nơi khác, hồ sơ sẽ được chuyển đến các tổ chức, bộ phận nhân sự có liên quan để bảo quản an toàn Đối với những người không đáp ứng điều kiện bảo quản, hồ sơ sẽ được chuyển đến trung tâm dịch vụ di chuyển nhân tài trực thuộc bộ phận nhân sự để bảo quản an toàn
Điều 16: Cán bộ bị miễn nhiệm, không được tuyển dụng thì hồ sơ do đơn vị quản lý ban đầu lưu giữ; nếu cán bộ được tuyển dụng lại thì hồ sơ được chuyển đến bộ phận nhân sự có liên quan để bảo quản Đối với những người được tuyển dụng thông qua bộ lao động, hồ sơ của họ sẽ được bộ phận lao động liên quan lưu giữ
Điều 17: Trong thời gian thi hành án hình sự và cải tạo lao động, hồ sơ của cán bộ do đơn vị quản lý ban đầu lưu giữ Nếu một người được sắp xếp lại làm việc sau khi ra tù hoặc ra khỏi trại cải tạo thông qua lao động, hồ sơ của người đó sẽ được bộ phận nhân sự liên quan hoặc Trung tâm Dịch vụ Huy động Nhân tài trực thuộc bộ phận nhân sự chính phủ lưu giữ Đối với những người được tuyển dụng thông qua bộ lao động, hồ sơ của họ sẽ được bộ phận lao động liên quan lưu giữ
Điều 18: Cán bộ đi nước ngoài không về, biến mất hoặc bỏ trốn thì hồ sơ được đơn vị quản lý ban đầu lưu giữ
Điều 19: Hồ sơ của người quản lý lưu trữ cán bộ và người thân trong gia đình của họ ở đơn vị do người có trách nhiệm của các phòng ban có liên quan do tổ chức đơn vị chỉ định lưu giữ
Điều 20 Để kho lưu trữ cán bộ phù hợp với nhu cầu công tác cán bộ, các cơ quan liên quan phải thường xuyên thu thập các tài liệu mới hình thành phản ánh đạo đức, năng lực, sự siêng năng và hiệu quả hoạt động của cán bộ trong công tác bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, điều động, thanh tra, đánh giá, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật để làm phong phú thêm nội dung của kho lưu trữ
Điều 21: Phòng cán bộ các tỉnh, huyện, thành phố và các cơ quan nhà nước ở trung ương căn cứ nhu cầu công việc và tình trạng thiếu tài liệu trong hồ sơ mà sắp xếp lập kế hoạch điền lý lịch cán bộ, đánh giá, viết tự truyện, vv và bổ sung kịp thời những tài liệu này vào hồ sơ cán bộ
Điều 22: Các cơ quan liên quan của cơ quan đảng, nhà nước, tổ chức nhân dân, doanh nghiệp, cơ quan các cấp phải xây dựng hệ thống làm việc chủ động nộp tài liệu lưu trữ cán bộ để lưu trữ và kịp thời nộp tài liệu lưu trữ cán bộ mới thành lập cho cơ quan quản lý lưu trữ cán bộ có liên quan để lưu trữ
Điều 23 Vật liệu thu thập phải được xác định cẩn thận Tài liệu lưu trữ phải xác thực, đầy đủ, ghi chép rõ ràng, có đối tượng rõ ràng, đầy đủ thủ tục Trường hợp cần tổ chức xem xét, đóng dấu hoặc phải có chữ ký của người đó thì chỉ được đưa vào hồ sơ cán bộ sau khi đã đóng dấu, ký tên
Điều 24 Những tài liệu không thuộc phạm vi nộp hồ sơ quy định sẽ không được nộp khi chưa được phép Sau khi xác định, chúng có thể được xử lý theo từng trường hợp cụ thể Toàn bộ vật liệu tiêu hủy phải được đăng ký chi tiết và trình người có trách nhiệm xem xét, phê duyệt
Điều 25: Mọi tài liệu cần có trong hồ sơ cán bộ phải được sắp xếp và lưu trữ theo “Chi tiết tổ chức hồ sơ cán bộ”
Điều 26 Tài liệu lưu trữ của cán bộ phải được viết trên giấy văn phòng 16 karat Không được phép viết bút bi, bút chì, mực đỏ hoặc mực xanh và giấy than
Điều 27: Theo nguyên tắc an ninh, bảo mật, dễ tra cứu, hồ sơ cán bộ phải được lưu giữ chặt chẽ, khoa học
(1) Cục quản lý lưu trữ cán bộ phải bố trí kho lưu trữ đặc biệt kiên cố, chống cháy, chống ẩm, trang bị tủ đựng hồ sơ bằng sắt Diện tích kho cần 20 đến 25 mét vuông/1000 cuộn Kho phải được trang bị điều hòa không khí, hút ẩm, chữa cháy và các thiết bị khác;
(2) Cần thường xuyên kiểm tra các biện pháp phòng cháy, chống ẩm, chống sâu bướm, chống trộm, chống ánh sáng, chịu nhiệt độ cao và các phương tiện, biện pháp an toàn khác của kho; kho phải được giữ sạch sẽ, nhiệt độ và độ ẩm thích hợp trong kho (yêu cầu: nhiệt độ 14oC -24oC, độ ẩm tương đối 45-65%);
(3) Để lưu giữ hồ sơ cán bộ, cần thiết lập hệ thống đăng ký và thống kê Các hồ sơ sẽ được kiểm tra và kiểm tra toàn diện hàng năm, mọi vấn đề phát hiện sẽ được giải quyết kịp thời
(4) Cục quản lý lưu trữ cán bộ cần thành lập phòng rà soát lưu trữ đặc biệt và phòng nhân sự quản lý lưu trữ Kho lưu trữ, phòng đọc lưu trữ và văn phòng nhân viên lưu trữ nên được tách thành ba phòng;
(5) Cần liên tục nghiên cứu, cải tiến phương pháp lưu trữ, công nghệ bảo vệ lưu trữ, từng bước thực hiện khoa học, hiện đại hóa công tác quản lý lưu trữ
Điều 28: Thực hiện thống nhất các tiêu chuẩn sản xuất về kiểu dáng, quy cách của trang bìa, catalog, hồ sơ lưu trữ (xem Phụ lục 1)
Điều 29: Trang thiết bị cần thiết và kinh phí kinh doanh phục vụ công tác quản lý lưu trữ cán bộ phải được lập thành mục riêng và đưa vào ngân sách của vùng, của phòng để lập kế hoạch tổng thể Các cấp ủy đảng và các cơ quan chức năng liên quan của Chính phủ phải hỗ trợ
Điều 30 Nghiêm cấm bất kỳ cá nhân nào giữ kín hồ sơ của người khác Người nào sử dụng tài liệu lưu trữ để tư lợi thì tùy theo mức độ nghiêm trọng của vụ việc sẽ bị xử lý nghiêm khắc Bất kỳ ai vi phạm Luật Lưu trữ của Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa và Luật Bảo vệ Bí mật của Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật
Điều 31 Khi kiểm tra, mượn hồ sơ cán bộ do nhu cầu công việc phải tuân thủ các quy định sau:
(1) Đơn vị rà soát phải điền vào “Mẫu duyệt hồ sơ cán bộ” và xử lý thủ tục phê duyệt theo quy định về rà soát hồ sơ cán bộ Không được tham khảo hồ sơ cán bộ dựa vào giấy giới thiệu tài liệu xác nhận điều tra;
(2) Đơn vị quản lý lưu trữ phải xác định có cung cấp những tài liệu gì và cung cấp theo quy định;
(3) Khi truy cập hồ sơ cán bộ, đơn vị sử dụng phải cử đảng viên, cán bộ của ĐCSTQ đến phòng rà soát của đơn vị lưu trữ để xem xét;
(4) Các kho lưu trữ thường không được cho mượn Trường hợp phải cho mượn để sử dụng thì phải giải trình lý do, được người phụ trách cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và thực hiện nghiêm ngặt thủ tục đăng ký Nó phải được trả lại trong một thời hạn và không được phép cho người khác mượn khi chưa được phép
(5) Không cá nhân nào có thể truy cập hoặc mượn hồ sơ của chính mình hoặc các thành viên gia đình trực hệ của mình;
(6) Cơ quan quản lý lưu trữ cán bộ các cấp nên xây dựng các biện pháp phòng ngừa khi tiếp cận Khi truy cập tập tin, hệ thống bảo mật và quy định đọc tập tin phải được tuân thủ nghiêm ngặt, nghiêm cấm thay đổi, khoanh tròn, trích xuất hoặc thay thế tài liệu tập tin Người xem không được phép rò rỉ hoặc xuất bản nội dung của tập tin ra công chúng mà không được phép Những người vi phạm cần bị chỉ trích và giáo dục để xử lý kỷ luật tùy theo mức độ nghiêm trọng của vụ việc Những người giả vờ công khai vì lợi ích cá nhân sẽ bị coi là vi phạm Luật Lưu trữ của Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa;
(7) Các đơn vị, cá nhân mượn, soát xét tài liệu lưu trữ không được phép chụp ảnh, sao chép nội dung tài liệu lưu trữ khi chưa được phép Nếu cần lấy chứng cứ từ kho lưu trữ để phục vụ công việc thì phải được phòng lưu trữ cán bộ xem xét, phê duyệt trước khi sao chụp (chụp ảnh)
Điều 32: Các tổ chức, bộ phận nhân sự các cấp phải quy định cụ thể về phạm vi vay, thẩm quyền phê duyệt, thủ tục đăng ký, trả hồ sơ cán bộ do đơn vị mình quản lý căn cứ trên nguyên tắc và hoàn cảnh cụ thể nêu trên
Điều 33: Sau khi cán bộ được điều động hoặc thay đổi chức vụ, hồ sơ phải được chuyển kịp thời đến đơn vị giám sát mới
Điều 34 Các quy định sau đây phải được tuân thủ khi truyền tệp:
(1) Hồ sơ cán bộ phải được chuyển tiếp bằng phương thức vận chuyển bí mật hoặc gửi để người có trách nhiệm đến nhận và không được phép gửi qua đường bưu điện hoặc tự mình giao cho cán bộ;
(2) Các tổ chức cấp ủy và phòng nhân sự từ cấp huyện trở lên có thể trực tiếp chuyển hồ sơ cán bộ;
(3) Hồ sơ chuyển giao phải đầy đủ, sắp xếp, đóng bìa cẩn thận theo đúng quy định, không được giữ lại hoặc chuyển đi theo đợt;
(4) Hồ sơ chuyển giao phải được đăng ký chi tiết theo các mục trong “Thông báo chuyển hồ sơ cán bộ” thống nhất và niêm phong chặt chẽ;
(5) Đơn vị tiếp nhận hồ sơ sau khi xác nhận đúng sự thật phải trả lại ngay có chữ ký và đóng dấu trên biên nhận Nếu quá thời hạn một tháng mà đồ đạc không được trả lại thì đơn vị chuyển nhượng phải viết thư nhắc nhở bạn đề phòng thất lạc;
(6) Để đảm bảo hồ sơ cán bộ được chuyển kịp thời khi điều động cán bộ, thay đổi chức vụ, bộ phận điều động, bổ nhiệm, bãi nhiệm cán bộ cần kịp thời thông báo cho bộ phận quản lý hồ sơ cán bộ về việc điều động cán bộ về đơn vị và thông báo bổ nhiệm, bãi nhiệm, đồng thời thiết lập hệ thống liên lạc cần thiết
Điều 35: Thực hiện nghiêm túc hệ thống chuyển giao, tránh phát sinh “file không đầu” Những "tập tin không đầu" đã xuất hiện cần được kiểm tra và chuyển đi cẩn thận Trường hợp không tìm thấy cán bộ ở đâu thì những tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản có thể được chuyển về kho lưu trữ nơi xuất xứ của cán bộ đó để bảo quản
Điều 36: Các tổ chức, cán bộ các cấp cần tăng cường lãnh đạo công tác lưu trữ cán bộ, kịp thời nghiên cứu những vấn đề nảy sinh trong quá trình làm việc, có biện pháp hữu hiệu, không ngừng hoàn thiện, nâng cao trình độ quản lý khoa học
Điều 37: Ban tổ chức cấp ủy các cấp có trách nhiệm giám sát, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ của cán bộ cùng cấp và cấp dưới Nhiệm vụ cụ thể của nó là:
(1) Nắm rõ tình trạng hồ sơ cán bộ;
(2) Nghiên cứu, giải quyết các vướng mắc trong công tác lưu trữ cán bộ, xây dựng các quy định, phương pháp liên quan theo chủ trương, chính sách liên quan của trung ương;
(3) Phát huy kinh nghiệm nâng cao trong công tác lưu trữ cán bộ;
(4) Triệu tập cuộc họp công tác hồ sơ cán bộ;
(5) Đào tạo nghiệp vụ cho đội ngũ quản lý hồ sơ cán bộ
Điều 38 Các tổ chức, cơ quan cán bộ các cấp cần chú trọng tăng cường xây dựng đội ngũ công tác lưu trữ cán bộ, tuyển chọn những đảng viên có bản lĩnh chính trị, tác phong đàng hoàng, có tinh thần trách nhiệm cao, có trình độ trung cấp (hoặc trung học phổ thông) kỹ thuật trở lên để tham gia quản lý lưu trữ cán bộ, quan tâm đến việc học tập, rèn luyện, quan tâm đến công việc và cuộc sống, phát huy nhiệt huyết, sáng tạo của mình Cần giải quyết hợp lý cấp bậc và mức lương của họ, đánh giá các vị trí chuyên môn theo quy định thống nhất của quốc gia và duy trì sự ổn định tương đối trong đội Những đồng chí có đóng góp cho công tác lưu trữ cần được khen thưởng; những người không hoàn thành nhiệm vụ cần bị chỉ trích, giáo dục thậm chí có thể bị xử lý kỷ luật tùy theo mức độ nghiêm trọng của vụ việc
Điều 39 Cán bộ lưu trữ cán bộ có trách nhiệm rất quan trọng trong việc xây dựng và quản lý lưu trữ cán bộ Họ phải có phẩm chất chính trị và phẩm chất chuyên môn cao, đồng thời phải đáp ứng các yêu cầu sau:
(1) Tuân thủ bốn nguyên tắc cơ bản, tận tâm nghiên cứu chủ nghĩa Mác-Lênin, tư tưởng Mao Trạch Đông và các nguyên tắc, chính sách khác nhau của đảng, đồng thời nỗ lực nâng cao trình độ chính trị và tư tưởng;
(2) Yêu nghề, trung thành với nhiệm vụ, chăm chỉ học tập kinh doanh, nâng cao trình độ chuyên môn và khả năng làm việc, tích cực phục vụ cán bộ;
(3) Tuân thủ nghiêm ngặt Luật Lưu trữ của Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa và các quy định bảo mật, bảo vệ an ninh của cơ quan lưu trữ và không tiết lộ nội dung của cơ quan lưu trữ;
(4) Tuân thủ các nguyên tắc và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định, quy định về quản lý lưu trữ;
(5) Khi chuyển giao công việc phải thực hiện tốt việc bàn giao tài liệu lưu trữ, tài liệu kinh doanh
Điều 40: Vụ Lưu trữ cán bộ của Ban Tổ chức Trung ương chịu trách nhiệm giải thích Quy chế này
Điều 41 Quy định này được thực hiện kể từ ngày ban hành Các tổ chức, bộ phận nhân sự các cấp có thể làm việc với Cục Lưu trữ để xây dựng phương pháp thực hiện hoặc chi tiết công việc căn cứ vào tình hình thực tế của đơn vị, báo cáo bộ phận tổ chức cấp trên và cơ quan hành chính lưu trữ để lưu trữ
Để bảo vệ tài liệu lưu trữ cán bộ, thuận tiện cho việc bảo quản và sử dụng, theo “Quy định về công tác lưu trữ cán bộ”, quy cách, kiểu dáng của kho lưu trữ cán bộ, túi đựng như sau Kể từ bây giờ, tất cả các sản phẩm mới sẽ được sản xuất theo cùng thông số kỹ thuật và kiểu dáng
1 Bìa hồ sơ (mỗi mặt một trang ở mặt trước và mặt dưới)
1 Thông số kỹ thuật cuộn lại: chiều dài 27,4 cm và chiều rộng 20,5 cm; bên trái có ba lỗ buộc, khoảng cách giữa hai mắt (tính từ tâm mắt) là 8,3 cm; Tâm của bút kẻ mắt cách mép trái 1,5 cm và khoảng cách giữa của bút kẻ mắt trên và dưới với mép trên và dưới là 5,4 cm
2 Nhãn trên cuộn: Có hai “nhãn” tính từ đường đóng bên trái để điền số seri, tên, nơi sinh Thông số kỹ thuật cao 6,5 cm từ trên xuống dưới và dài 9 cm từ trái sang phải Hai "nhãn" cách mép trên và mép dưới của cuộn 6 cm và được kết nối với dây buộc cuộn
3 Chất liệu cuộn: Thông thường, bạn có thể sử dụng khoảng 300 gam giấy trắng một mặt và bọc bằng vải, hoặc chỉ dùng vải bọc các góc Bạn cũng có thể dùng giấy để gắn nhưng không nên quá dày để giảm trọng lượng của tập tin
4 Màu sắc của da cuộn: Nên sử dụng các màu sáng như vàng nhạt, vàng sữa,… Không sử dụng các màu đỏ sậm, xanh lá cây hoặc các màu tối như đen, xanh lam, tím
Các từ trên cuộn phải luôn có màu đỏ
5 Các mục trên giấy: “hồ sơ cán bộ”, “bản gốc” (hoặc “bản sao”), “tên”
6 Khoảng cách giữa phông chữ và quân đội: "Hồ sơ cán bộ" là chữ viết thông thường (72 điểm), khoảng cách giữa các ký tự và mép cuộn là 7 cm: "Bản gốc" (hoặc "bản sao") là phông chữ Song với kích thước ban đầu nhỏ, cách nhau 2,5 cm Bên dưới "Tập tin cán bộ": "Tên" là phông chữ Bài hát với kích thước lớn hơn, cách mép dưới của cuộn 5,5 cm
7 "Ghi chú" được in bên trong tập sách:
① Vui lòng giữ bí mật, không làm mất và không cho người không liên quan đọc được
② Hãy giữ gìn hồ sơ cẩn thận và không bôi nhọ, phác thảo hoặc đưa ra những bình luận bừa bãi
③Các vật liệu trong cuộn không được tháo rời và không được thêm hoặc bớt vật liệu theo ý muốn
2 Danh mục đầu tư
1 Thông số kỹ thuật: dài 30 cm, rộng 23 cm, dày 2,5 cm (phần gấp)
2 Chất lượng vật liệu: Giấy kraft tốt hơn có thể được lựa chọn theo điều kiện
3 Đề án mì túi: “danh mục cán bộ”, “tên”, “đơn vị sản xuất”
4 Phông chữ và màu sắc của các từ giống như bề mặt của tập tin "Đơn vị" nằm trong "Tên" và khoảng cách giữa mỗi mục được sắp xếp theo dung lượng tệp
Điều 1 Nhằm chuẩn hóa công tác tổ chức hồ sơ cán bộ, cải tiến việc xây dựng hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ và sử dụng hồ sơ, các quy định chi tiết này được xây dựng đặc biệt theo “Quy chế về công tác lưu trữ cán bộ” (sau đây gọi là “Quy chế”) và các quy định có liên quan
Điều 2 Tổ chức lưu trữ cán bộ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của xây dựng cơ quan lưu trữ Đó là công việc xác định, phân loại, phân loại, biên mục, xử lý kỹ thuật và đóng bìa tài liệu lưu trữ đã sưu tầm của từng cán bộ thành từng tập, trên cơ sở đó bổ sung liên tục nội dung của lưu trữ
Điều 3 Cơ quan quản lý lưu trữ cán bộ các cấp có trách nhiệm tổ chức chặt chẽ kho lưu trữ cán bộ thuộc phạm vi quản lý của mình theo yêu cầu của quy chế này và các quy định có liên quan
Điều 4: Khi tổ chức hồ sơ cán bộ phải nhận diện cẩn thận, phân loại chính xác, sắp xếp ngăn nắp, danh mục rõ ràng, đóng bìa gọn gàng Thông qua việc sắp xếp, mỗi khối lượng tệp đều đáp ứng các yêu cầu về tính đầy đủ, tính xác thực, tính tổ chức, sàng lọc và tính thực tiễn
Điều 5: Tổ chức hồ sơ cán bộ, thu thập trước tài liệu hồ sơ cán bộ và chuẩn bị các vật dụng, trang thiết bị cần thiết như cuộn giấy, giấy catalog, giấy lót, máy cắt giấy, máy đục lỗ, máy khâu
Điều 6 Người làm công tác lưu trữ cán bộ phải chịu khó học hỏi đường lối, chủ trương, chính sách công tác cán bộ của Đảng và kiến thức chuyên môn về công tác lưu trữ, nắm vững các quy định liên quan về tổ chức lưu trữ cán bộ, nắm vững phương pháp, kỹ năng tổ chức công tác cơ bản, có lương tâm và trách nhiệm làm tốt công tác tổ chức công tác
Điều 7 Việc xác định tài liệu lưu trữ cán bộ là công việc của cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ cán bộ để xem xét tài liệu đã thu thập để lưu trữ, xác định tính xác thực của tài liệu, xác định giá trị bảo quản của tài liệu và xác định có nên đưa tài liệu vào lưu trữ cán bộ hay không
Điều 8: Việc xác định tài liệu lưu trữ phải được thực hiện nghiêm túc, đúng tinh thần các văn bản trung ương liên quan, “Quy định” và “Quy định tạm thời về thu thập, lưu trữ tài liệu lưu trữ cán bộ” và các quy định khác có liên quan
Điều 9 Công việc giám định phải bám sát các quan điểm của chủ nghĩa duy vật lịch sử và chủ nghĩa duy vật biện chứng, phân tích chi tiết các vấn đề cụ thể, xác định việc đưa tài liệu vào lưu trữ căn cứ vào các điều kiện lịch sử hình thành nên tài liệu, nội dung chủ yếu, công dụng và giá trị bảo quản của tài liệu
Điều 10 Các phương pháp cụ thể để xác định tài liệu lưu trữ:
(1) Xác định tài liệu có thuộc thẩm quyền của cán bộ và nội dung cần đưa vào hồ sơ cán bộ hay không Nếu phát hiện có người khác trùng tên, người khác tên hoặc tài liệu không thuộc hồ sơ cán bộ mà trùng lặp, thừa thì phải loại bỏ Những tài liệu, thông tin có giá trị bảo quản có thể bàn giao cho cơ quan lưu trữ tài liệu hoặc chuyển giao cho các bộ phận liên quan để bảo quản Nếu tổ chức không có nhu cầu lưu giữ các văn bản, đồ vật quan trọng… không thuộc hồ sơ cán bộ thì sẽ được trả lại cho cá nhân Nếu không có giá trị bảo quản và không thích hợp để trả lại cho chủ sở hữu thì phải đăng ký và báo cáo người giám sát phê duyệt để tiêu hủy;
(2) Xem lại tài liệu đã đầy đủ và đầy đủ chưa Tài liệu đánh giá chính trị thường bao gồm kết luận đánh giá, báo cáo điều tra, phê duyệt đệ trình, tài liệu hỗ trợ chính, giải thích cá nhân, vv Tài liệu kỷ luật thường bao gồm các quyết định kỷ luật (bao gồm cả quyết định miễn xử lý kỷ luật), báo cáo điều tra, phê duyệt của cấp trên, đánh giá cá nhân hoặc ý kiến về biện pháp kỷ luật, vv Các tài liệu trên phải là một bộ hoàn chỉnh và phải đầy đủ; mỗi tài liệu lưu trữ phải được hoàn thành Những tài liệu không rõ đầu, cuối, không rõ nguồn gốc, thời gian phải được kiểm tra, ghi chú trước khi nộp Không thể nộp những tài liệu không thể được kiểm tra rõ ràng hoặc có mục tiêu không rõ ràng;
(3) Tài liệu đánh giá có đầy đủ hay không Nếu quy định phải có con dấu của tổ chức thì phải có con dấu của tổ chức Các tài liệu toàn diện được hình thành trong quá trình kết luận xem xét, quyết định kỷ luật, đánh giá tổ chức, đánh giá dân chủ và đánh giá tổ chức phải được người đó ký hoặc được tổ chức cho biết là đã được người đó đáp ứng Biên bản bổ nhiệm, miễn nhiệm phải ghi rõ thẩm quyền phê duyệt, thời gian, số hồ sơ bổ nhiệm, miễn nhiệm Giấy chấp thuận xuất cảnh, du lịch nước ngoài phải ghi rõ nhiệm vụ, mục đích, thời gian đi và về Bất kỳ tài liệu lưu trữ nào không đáp ứng yêu cầu nộp hồ sơ hoặc chưa hoàn tất thủ tục đều phải được nộp sau khi hoàn tất các thủ tục;
(4) Trong quá trình xác định, phát hiện các vấn đề chính trị, lịch sử của cán bộ hoặc các vấn đề quan trọng khác, tài liệu cần kiểm tra nhưng chưa kiểm tra, tài liệu chưa hoàn thiện không thể phân loại vào hồ sơ cán bộ và phải giao cho các tổ chức liên quan xử lý;
(5) Trong quá trình giám định, nếu phát hiện tài liệu liên quan còn thiếu trong kho lưu trữ thì phải đăng ký, thu thập kịp thời
Điều 11: Tài liệu lưu trữ phải được phân loại theo 10 loại nội dung gốc và bản sao trong “Quy chế công tác lưu trữ cán bộ”
Điều 12 Hồ sơ gốc của cán bộ bao gồm các tài liệu phản ánh lịch sử và toàn diện hoàn cảnh của cán bộ Phân loại nội dung của nó:
Loại 1 Tài liệu sơ yếu lý lịch: sơ yếu lý lịch cán bộ (sách), mẫu sơ yếu lý lịch, phiếu đăng ký của cán bộ, nhân viên, giáo viên, nhân viên y tế, quân nhân, học sinh và các loại nhân sự khác, tài liệu sơ yếu lý lịch cá nhân, tài liệu đổi tên
Loại 2: Tự truyện và tài liệu tự truyện
Loại thứ ba: Tài liệu đánh giá (bao gồm tự đánh giá), kiểm tra, đánh giá: các mẫu đăng ký nhân sự đa dạng với nội dung chính là đánh giá, tài liệu đánh giá kết quả thực hiện công việc của cán bộ do tổ chức chính thức ban hành; kiểm tra chính thức toàn diện các tài liệu làm căn cứ bổ nhiệm, bãi nhiệm, luân chuyển cán bộ; các mẫu đăng ký đánh giá, tài liệu đầy đủ phục vụ đánh giá cán bộ, đánh giá dân chủ
Hạng mục 4: Tài liệu về trình độ học vấn, bằng cấp, kết quả học tập, đào tạo và kỹ năng nghề nghiệp: phiếu đăng ký sinh viên, phiếu xét tuyển, phiếu đăng ký tốt nghiệp, bảng điểm học tập (hoàn thành đào tạo), tài liệu cấp chứng chỉ học tập, tuyển chọn mẫu đăng ký xét duyệt sinh viên quốc tế; công nghệ chuyên môn Mẫu tờ khai trình độ chuyên môn kỹ thuật, tài liệu đánh giá thực hiện chức vụ chuyên môn kỹ thuật, mẫu văn bản phê duyệt bổ nhiệm vào các vị trí chuyên môn kỹ thuật, mẫu văn bản phê duyệt điều động, đề bạt lên các chức danh chuyên môn kỹ thuật (chức danh); danh mục các phát minh của cán bộ, kết quả nghiên cứu khoa học, các bài viết, bài báo có ảnh hưởng lớn (như các giải thưởng hoặc bài đăng trên báo, tạp chí định kỳ trong nước)
Loại 5: Tài liệu phản biện chính trị: báo cáo điều tra về lịch sử chính trị của cán bộ (trong đó có vấn đề đảng viên), kết luận rà soát, phê duyệt của cấp trên, ý kiến cá nhân về kết luận, giải trình thanh tra hoặc tài liệu giải trình tình hình, tài liệu hỗ trợ chính; sàng lọc, xem xét Kết luận thanh tra (ý kiến, quyết định), báo cáo điều tra, văn bản phê duyệt và các tài liệu hỗ trợ liên quan; tài liệu tổng kết chính trị về việc vào đảng, gia nhập đoàn thể, nhập ngũ, xuất ngoại; ý kiến rà soát của tổ chức về việc thay đổi dân tộc, tuổi tác, quốc tịch của cán bộ, gia nhập đảng, đoàn thể, giờ làm việc, sự chấp thuận của cấp trên và các tài liệu hỗ trợ
Loại 6 Tài liệu để gia nhập đảng và đoàn thể: Thư tự nguyện của Đảng Cộng sản Trung Quốc, đơn đăng ký đảng (1-2 toàn diện và có hệ thống) và đơn đăng ký chính thức, mẫu đăng ký đảng viên Đảng Cộng sản Trung Quốc, quyết định không đăng ký, ý kiến phê duyệt của tổ chức và các tài liệu dựa trên chúng; đánh giá dân chủ của đảng viên được hình thành Ý kiến của tổ chức hoặc mẫu đăng ký đảng viên, tài liệu có căn cứ thực tế chính và tài liệu phê duyệt của tổ chức để can ngăn, trục xuất đảng viên bị cho là không đủ tiêu chuẩn, tài liệu rút đảng, ý kiến tổ chức hủy bỏ tư cách đảng viên sơ bộ; thư tình nguyện của Đoàn Thanh niên Cộng sản Trung Quốc, đơn đăng ký, đơn đăng ký thành viên, tài liệu rút lui; tài liệu liên quan đến việc gia nhập một đảng dân chủ
Tài liệu về Giải thưởng Loại 7 (bao gồm cả giải thưởng về công nghệ và kinh doanh): các mẫu đăng ký nhân vật nâng cao khác nhau, chứng thư mẫu nâng cao, giải thưởng, thông báo và các tài liệu khác
Loại 8: Cán bộ vi phạm kỷ luật đảng, kỷ luật chính trị, pháp luật và các tài liệu khác: quyết định kỷ luật (ý kiến xử lý miễn kỷ luật), biên bản xác minh, phê duyệt của cấp trên, ý kiến cá nhân về việc xử lý và tài liệu thanh tra, giải trình; thông báo tài liệu phản biện; sàng lọc, xem xét các báo cáo, quyết định, phê duyệt của cấp trên và ý kiến cá nhân; các phán quyết được hình thành bởi các phiên tòa xét xử, vv
Mục 9: Mẫu đăng ký nâng bậc lương cán bộ, mẫu đăng ký thay đổi lương công việc, mẫu duyệt điều chỉnh lương cán bộ, văn bản phê duyệt xếp hạng, quyết toán thù lao; báo cáo bổ nhiệm, bãi nhiệm cán bộ (bao gồm các tài liệu đính kèm), các mẫu chấp thuận tuyển dụng, sử dụng và hợp đồng lao động cán bộ Thư từ, mẫu chấp thuận gia hạn, tài liệu sa thải, sa thải; mẫu đơn phê duyệt nghỉ hưu (nghỉ hưu); mẫu chấp thuận cấp bậc quân hàm, mẫu chấp thuận cán bộ xuất ngũ; các mẫu đơn chấp thuận cho người ra nước ngoài, xuất cảnh; phiếu đăng ký cho đại biểu Đại hội Đảng, Đại hội đại biểu nhân dân, đại biểu CPPCC, đại diện công nhân, thanh niên, phụ nữ và các tổ chức quần chúng khác, đại diện các đảng dân chủ
Loại 10: Các tài liệu khác có giá trị bảo quản mà tổ chức có thể tham khảo: các mẫu khám sức khỏe và tài liệu phân loại khuyết tật; tin tức được đưa tin trên báo hoặc cáo phó sau cái chết của cán bộ, điếu văn (tiểu sử), báo cáo điều tra về những cái chết bất thường và thư tuyệt mệnh về các tình tiết liên quan, vv
Điều 13 Nội dung bản sao hồ sơ cán bộ gồm có bản sao hoặc bản sao các tài liệu chính sau đây trong bản chính:
第一类的近期履历材料。
Việc xác định chính của loại thứ ba, tài liệu đánh giá cán bộ
Loại thứ tư về trình độ học vấn, bằng cấp, tài liệu đánh giá các chức danh chuyên môn kỹ thuật
Loại tài liệu kết luận rà soát thứ năm (bao gồm kết luận sàng lọc và rà soát) về tình hình chính trị và lịch sử
Loại vật liệu khen thưởng thứ bảy
Tài liệu loại 8 về các quyết định kỷ luật (bao gồm kết luận sàng lọc và xem xét)
Báo cáo bổ nhiệm và sa thải loại 9 cũng như các tài liệu phê duyệt về tiền lương và phúc lợi
Những tài liệu quan trọng dư thừa từ các danh mục khác cũng có thể được phân loại thành bản sao
Điều 14 Tài liệu có nội dung chồng chéo có thể được phân loại theo nội dung hoặc mục đích chính của tài liệu
(1) Sơ yếu lý lịch hoặc hình thức sơ yếu lý lịch bằng tự truyện, chủ yếu là tự truyện, thuộc loại thứ hai
(2) Nếu sơ yếu lý lịch và mẫu sơ yếu lý lịch được chứng nhận thì sơ yếu lý lịch sẽ là sơ yếu lý lịch chính và được xếp vào loại thứ nhất
(3) Phiếu đăng ký cán bộ có nội dung bổ nhiệm, miễn nhiệm chức vụ, tài liệu kiểm tra kèm theo phiếu bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc tài liệu toàn diện về công tác chính, xếp hạng nâng bậc lương, biểu mẫu đánh giá cấp bậc quân hàm và các tài liệu khác chủ yếu được sử dụng cho mục đích chính và thuộc loại thứ chín
(4) Các tài liệu như kết luận, báo cáo điều tra, quyết định kỷ luật, vv có lẫn các vấn đề chính trị, lịch sử và sai sót kỷ luật và bị xử phạt đều được xếp vào Loại 8; những trường hợp không bị xử phạt và chủ yếu dựa trên các vấn đề chính trị và lịch sử sẽ được xếp vào Loại 5, và những trường hợp dựa trên sai sót kỷ luật sẽ được xếp vào Loại 8
Điều 15: Mỗi loại tài liệu lưu trữ cán bộ phải được sắp xếp theo thứ tự mối quan hệ nội tại của nội dung tài liệu và mối liên hệ giữa tài liệu hoặc thời gian hình thành tài liệu, đánh số chủng loại, số thứ tự ở góc trên bên phải của từng tài liệu, số trang ghi ở góc dưới bên phải
Điều 16 Phương pháp phân loại tài liệu lưu trữ cơ bản:
(1) Sắp xếp theo thời điểm hình thành tài liệu lưu trữ: Tài liệu loại 1, loại 2, loại 3, loại 4, loại 7, loại 10;
(2) Phân loại theo nội dung sơ cấp, thứ cấp của tài liệu lưu trữ: Tài liệu loại 5, loại 6 và loại 8 Trong đó, thứ tự của loại tài liệu thứ năm và thứ tám là: phê duyệt, kết luận hoặc quyết định kỷ luật của cấp trên, ý kiến cá nhân về kết luận hoặc quyết định kỷ luật, báo cáo điều tra, tài liệu hỗ trợ, tài liệu kiểm điểm cá nhân hoặc tài liệu thú tội, vv Các tài liệu hỗ trợ cần được sắp xếp một cách tập trung theo các vấn đề chính được chứng minh bởi từng tài liệu Đối với loại tài liệu thứ sáu, đơn đăng ký tham gia giải đấu phải được đặt trước các tài liệu khác để tham gia giải đấu; đơn đăng ký tham gia đảng phải được đặt trước các tài liệu khác để tham gia đảng và đơn đăng ký đảng viên, vv có thể được sắp xếp theo thứ tự thời gian;
(3) Tài liệu loại 9 có thể sắp xếp theo trình tự thời gian hoặc tương đối chuyên sâu theo tính chất của tài liệu theo lưu trữ của cán bộ các cấp Phương pháp phân loại tương đối tập trung theo tính chất của vật liệu là: 1 Vật liệu về lương; 2 Tài liệu bổ nhiệm, cách chức; 3 Tài liệu về nước ngoài và xuất cảnh; 4 Các vật liệu khác Mỗi vật liệu sau đó được sắp xếp theo thứ tự thời gian nó được hình thành
Điều 17 Mỗi tập hồ sơ cán bộ phải có danh mục tài liệu lưu trữ chi tiết Mục lục là chỉ mục để truy cập nội dung của kho lưu trữ và phải được chuẩn bị kỹ lưỡng Yêu cầu cụ thể:
(1) Điền lần lượt từng mục theo thứ tự danh mục và định dạng danh mục của tài liệu lưu trữ;
(2) Điền “tên tài liệu” theo tên tài liệu Đối với những tài liệu không có tiêu đề thì nên đặt tiêu đề Tiêu đề của tài liệu quá dài và có thể được đơn giản hóa một cách thích hợp Khi xây dựng hoặc đơn giản hóa chủ đề phải phản ánh chính xác nội dung hoặc tính chất chính của tài liệu Nếu tiêu đề của nguyên liệu không đúng nội dung thực tế thì phải lập tiêu đề khác hoặc đánh dấu trên catalog;
(3) “Thời gian hình thành vật liệu” thường được tính theo thời gian cuối cùng được ghi trên chữ ký vật liệu Sao chép tài liệu lưu trữ, sử dụng nguyên liệu thô để tạo thời gian;
(4) Điền vào “Số bản sao tài liệu”, lấy từng tài liệu hoàn chỉnh làm một (bao gồm cả tài liệu đính kèm); số trang tài liệu được tính theo phương pháp phân trang sách, mỗi trang là một trang Các tài liệu và biểu mẫu có in số trang phải được điền bằng cách cộng lại;
(5) Catalogue phải được viết gọn gàng, chính xác, rõ ràng, đẹp mắt Không được sử dụng bút bi, bút chì, mực đỏ và mực xanh để viết catalog Sau khi điền vào danh mục, hãy kiểm tra để chắc chắn rằng nó chính xác;
(6) Khi biên soạn danh mục, sau mỗi loại danh mục phải chừa một khoảng trống thích hợp để bổ sung cho tài liệu lưu trữ
Điều 18 Khi vật đựng tài liệu bị hư hỏng hoặc chữ viết bị mờ, không rõ ràng thì phải tiến hành cứu hộ Nói chung, các phương pháp như sửa chữa, in ấn, sao chép và photocopy có thể được sử dụng để tận dụng tài liệu Tất cả các tài liệu được in và sao chép phải được kiểm tra cẩn thận và cẩn thận, đồng thời phải ghi rõ đơn vị sao chụp và ngày sao chép
Điều 19 Khi không có đủ tài liệu để tạo bản sao trong kho lưu trữ, bạn có thể chọn tài liệu trong bản gốc để sao chép và lưu bản sao làm bản sao Bản gốc phải được lưu giữ trong bản gốc
Điều 20: Để thuận tiện cho việc đóng, bảo quản, sử dụng và kéo dài thời gian sử dụng của tài liệu lưu trữ, một số tài liệu có giấy không đều, hư hỏng, nhăn góc, nhăn cần được xử lý kỹ thuật Các phương pháp chính của nó:
(1) Tài liệu lưu trữ vượt quá thông số kỹ thuật 16 karat có thể được cắt phù hợp mà không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của tài liệu và không làm hỏng chữ viết tay; những vật liệu không thể cắt được thì phải gấp lại Khi gấp, nên sử dụng các phương pháp như gấp ngang, gấp dọc, gấp ngang và gấp dọc hoặc gấp hình thang tùy theo điều kiện cụ thể của vật liệu Tài liệu lưu trữ được gấp lại phải giữ cho toàn bộ hồ sơ vụ án được phẳng, văn bản và hình ảnh không bị hư hỏng để dễ đọc;
(2) Các tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, bị cong góc, nhăn nheo và nhỏ hơn 16 karat phải được dán lại Các phương pháp chính là: dán một mặt, dán bánh sandwich, dán mở cửa sổ, dán vảy cá hoặc hình thang, dán băng keo, vv Giấy lót dùng để dán phải là giấy trắng Chất dán và keo dán phải có khả năng chống côn trùng và không ăn mòn giấy Tài liệu lưu trữ được gắn vào phải được phơi khô, không được phơi nắng hoặc nung ở nhiệt độ cao;
(3) Đối với những tài liệu quá hẹp hoặc bị hư hỏng, không còn chỗ cho đường đóng gáy thì phải thêm mép Đóng bìa đục lỗ, không ép hoặc làm hỏng nội dung tài liệu;
(4) Loại bỏ ghim, kẹp giấy, ghim và các sản phẩm kim loại khác khỏi tài liệu lưu trữ để tránh quá trình oxy hóa và rỉ sét làm hỏng tài liệu
Điều 21 Tài liệu lưu trữ của mỗi cán bộ phải được đóng thành tập Đối với file đóng bìa, danh mục phải đặt ở đầu tập, thứ tự các tài liệu phải thống nhất với danh mục; bề mặt cuộn phải gọn gàng, toàn bộ tập sách phải gọn gàng và bằng phẳng, bìa sách phải chắc chắn và thiết thực Phương pháp cụ thể:
(1) Kiểm tra danh mục và tài liệu;
(2) Sắp xếp toàn bộ khối lượng tài liệu Nếu vật liệu ở tình trạng tốt thì các mặt phải gọn gàng; nếu tài liệu ở tình trạng kém, đường đóng sách phải thẳng hàng ở một bên và phía dưới;
(3) Đục các lỗ liên kết đồng đều theo chiều dọc ở mặt trái của vật liệu Thông số kỹ thuật về khoảng cách giữa các lỗ phải tuân thủ quy định tại Phụ lục 1 của Quy định;
(4) Phải sử dụng phong bì hồ sơ cán bộ tiêu chuẩn quy định tại Phụ lục 1 của “Quy định” Tên, nơi sinh, số hồ sơ của người nộp hồ sơ phải được ghi trên bìa hồ sơ Không sử dụng từ đồng âm hoặc ký tự đơn giản không đều khi viết tên của bạn
Điều 22: Hồ sơ cán bộ sau khi được phân loại, đóng thành tập phải được kiểm tra, nghiệm thu kỹ lưỡng, cẩn thận trước khi đưa vào lưu trữ
Điều 23 Các nhân viên tổ chức lưu trữ cán bộ phải tận tâm thực hiện "Luật Lưu trữ của Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa", "Luật Bảo vệ bí mật nhà nước của Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa" và các quy định có liên quan về công tác lưu trữ cán bộ, đồng thời tuân thủ nghiêm ngặt hệ thống an ninh, bảo mật, bí mật của đảng bảo thủ và nhà nước
(1) Nghiêm cấm hút thuốc khi sắp xếp hồ sơ để đảm bảo an toàn cho hồ sơ;
(2) Không được phép thay đổi, trích xuất hoặc giả mạo tài liệu lưu trữ trái phép;
(3) Tài liệu lưu trữ không được xử lý hoặc tiêu hủy khi chưa được phép Tài liệu lưu trữ đã được loại bỏ theo quy định trong quá trình phân loại phải được đăng ký, xử lý theo từng trường hợp cụ thể sau khi được người giám sát xem xét, phê duyệt
(4) Trong quá trình tổ chức lưu trữ, cần tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ để tránh thất thoát tài liệu lưu trữ, rò rỉ hồ sơ cán bộ
Điều 24: Cục Lưu trữ cán bộ Ban Tổ chức Trung ương chịu trách nhiệm giải thích những quy định này
Tải xuống bản PDF