Cục lưu trữ các tỉnh, khu tự trị và thành phố trực thuộc Trung ương, Cục lưu trữ các thành phố thuộc quy hoạch nhà nước riêng biệt, Cục Lưu trữ Quân đoàn Sản xuất và Xây dựng Tân Cương và các Cục Lưu trữ của tất cả các doanh nghiệp Trung ương:

Nhằm tăng cường công tác lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước, hiện nay chúng tôi đã ban hành "Ý kiến về tăng cường công tác lưu trữ trong việc đẩy mạnh cải cách doanh nghiệp nhà nước" Hãy thực hiện nó một cách tận tâm dựa trên công việc thực tế của khu vực và bộ phận này

Cục Lưu trữ Quốc gia

Ngày 3 tháng 1 năm 2019

Ý kiến về tăng cường lưu trữ có tác dụng làm sâu sắc thêm cải cách doanh nghiệp nhà nước

Công tác lưu trữ là công tác cơ bản, hỗ trợ liên quan đến việc phát triển các chủ trương khác nhau của Đảng và đất nước, là nền tảng của quản lý doanh nghiệp Kể từ khi cải cách và mở cửa, các doanh nghiệp nhà nước đã tận tâm thực hiện các chủ trương, chính sách về công tác lưu trữ của đảng và quốc gia, làm tốt công tác lưu trữ doanh nghiệp và hỗ trợ mạnh mẽ cho sự phát triển của chính doanh nghiệp và động lực hiện đại hóa đất nước Tuy nhiên, trong những năm gần đây, trong quá trình cải cách doanh nghiệp nhà nước đi sâu, công tác lưu trữ của doanh nghiệp nhà nước nảy sinh và gặp một số vấn đề Để thực hiện triệt để Tư tưởng Tập Cận Bình về chủ nghĩa xã hội đặc sắc Trung Quốc trong thời đại mới và tinh thần của Đại hội toàn quốc lần thứ 19 Đảng Cộng sản Trung Quốc, thực hiện các quyết định, sắp xếp của Trung ương Đảng và Hội đồng Nhà nước về công tác lưu trữ, tăng cường toàn diện công tác lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước và thúc đẩyCông tác lưu trữ của doanh nghiệp nhà nước có thể phục vụ tốt hơn cho công cuộc cải cách, phát triển, ổn định và nghiên cứu phát triển, sản xuất, vận hành và quản lý doanh nghiệp Các ý kiến ​​sau đây được đưa ra

1 Nâng cao hơn nữa sự hiểu biết về công tác lưu trữ của doanh nghiệp nhà nước

(1) Nhận thức đầy đủ về vai trò quan trọng của lưu trữ doanh nghiệp nhà nước đối với sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nướcLưu trữ doanh nghiệp nhà nước là hồ sơ ghi lại nhiều hoạt động khác nhau của doanh nghiệp nhà nước và là một bộ phận quan trọng trong hệ thống tài nguyên lưu trữ quốc gia Chúng chứa một lượng lớn thông tin quan trọng và nhạy cảm, không chỉ có giá trị thông tin quan trọng mà còn có giá trị chứng cứ cực kỳ cao Lưu trữ doanh nghiệp nhà nước gắn liền với lợi ích cốt lõi của đảng, đất nước, năng lực cạnh tranh cốt lõi của doanh nghiệp, lợi ích sống còn của người lao động và ổn định xã hội Tất cả các doanh nghiệp phải nâng cao nhận thức chính trị và khái niệm tổng thể một cách hiệu quả, đồng thời làm tốt công việc lưu trữ doanh nghiệp nhà nước trên quan điểm bảo vệ an ninh quốc gia và có trách nhiệm với người dân

(2) Nhận thức đầy đủ vai trò quan trọng của lưu trữ doanh nghiệp nhà nước đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp nhà nướcLưu trữ của công ty là hồ sơ gốc về hoạt động R&D, sản xuất, vận hành, quản lý và các hoạt động khác của công ty Chúng là phương tiện vận chuyển và bằng chứng về tài sản của công ty và là cơ sở không thể thiếu cho hoạt động R&D, sản xuất, vận hành và quản lý của công ty Trong công tác nghiên cứu phát triển, sản xuất và kinh doanh các sản phẩm của doanh nghiệp cũng như nâng cao hiệu quả, phát triển thị trường, giảm chi phí,… vai trò của kho lưu trữ doanh nghiệp là không thể thay thế Công tác lưu trữ của doanh nghiệp nhà nước phải được phát triển và phối hợp với các công tác quản lý khác của doanh nghiệp

(3) Nhận thức đầy đủ về vai trò quan trọng của lưu trữ doanh nghiệp nhà nước trong việc đi sâu cải cách doanh nghiệp nhà nướcTrong cải cách cơ cấu phía cung, việc xử lý "doanh nghiệp zombie" và chuyển giao "ba nguồn cung và một ngành" của doanh nghiệp (cấp nước, cấp điện, cấp khí đốt và tài sản) đều liên quan đến vấn đề xử lý hồ sơ Việc xử lý kho lưu trữ liên quan đến sự an toàn của tài sản nhà nước và quyền lợi của người lao động Nếu xử lý không đúng sẽ gây bất lợi cho việc bảo toàn, trân trọng tài sản nhà nước, duy trì quyền lợi của người lao động, thậm chí có thể gây thất thoát tài sản nhà nước, gây nguy hiểm cho ổn định xã hội

2 Hoàn thiện hơn nữa hệ thống và cơ chế công tác lưu trữ của doanh nghiệp nhà nước

(4) Tăng cường lãnh đạo công tác lưu trữ của doanh nghiệp nhà nướcTất cả các doanh nghiệp nhà nước phải chỉ định một người lãnh đạo phụ trách công tác lưu trữ, lồng ghép hiệu quả công tác lưu trữ vào kế hoạch phát triển doanh nghiệp và kế hoạch công tác hàng năm, vào trách nhiệm của các bộ phận và công việc cũng như vào đánh giá, kiểm tra công việc; Người lãnh đạo phụ trách công tác lưu trữ phải thường xuyên nghe báo cáo công tác lưu trữ, thường xuyên giám sát, kiểm tra công tác lưu trữ, nghiên cứu, phối hợp giải quyết kịp thời những vấn đề lớn trong công tác lưu trữ, bảo đảm về con người, tài chính, vật chất và các bảo đảm khác để công tác lưu trữ phát triển thuận lợi, đồng thời thúc đẩy sự phối hợp của công tác lưu trữ với sự phát triển của doanh nghiệp

（5) Tối ưu hóa việc xây dựng cơ quan lưu trữ của doanh nghiệp nhà nướcViệc thành lập các tổ chức lưu trữ phải phù hợp với sự phát triển của công tác lưu trữ doanh nghiệp Doanh nghiệp nhà nước cần thành lập các bộ phận chức năng chịu trách nhiệm đặc biệt về công tác lưu trữ Trong số đó, trụ sở doanh nghiệp trung ương, trụ sở (các phòng ban) doanh nghiệp tài chính trung ương, các doanh nghiệp nhà nước lớn ở địa phương, vv nên thành lập các tổ chức lưu trữ (bộ phận quản lý lưu trữ, trung tâm lưu trữ hoặc kho lưu trữ, vv) trong cơ cấu tổ chức của trụ sở chính Vị trí, biên chế của cơ quan lưu trữ phải được xác định trên cơ sở hai chức năng lưu trữ, sử dụng lưu trữ và giám sát, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ

(6) Nâng cao năng lực thực hiện nhiệm vụ của các cơ quan lưu trữ doanh nghiệp nhà nướcDoanh nghiệp nhà nước nên bố trí nhân sự thu thập, lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ theo số lượng tài nguyên lưu trữ và tham khảo "Tiêu chuẩn nhân sự cho Lưu trữ địa phương ở mọi cấp độ (Bản dùng thử)"; bố trí nhân sự giám sát, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ theo số lượng cơ quan ở cấp này, số lượng đơn vị trực thuộc, số lượng dự án Cán bộ được triển khai phải có kiến ​​thức, kỹ năng phù hợp và được đào tạo thường xuyên Cần đảm bảo rằng các cơ quan lưu trữ có các phương tiện giám sát, hướng dẫn cần thiết cho hoạt động đánh giá, kiểm tra, nghiệm thu và chịu trách nhiệm giải trình để thực hiện nhiệm vụ của mình Cần phải đảm bảo rằng các cơ quan lưu trữ có đủ kinh phí cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình và tiến hành kinh doanh, đồng thời đưa kinh phí lưu trữ vào ngân sách hàng năm của công ty

(7) Hoàn thiện cơ chế giám sát, hướng dẫn công tác lưu trữ của doanh nghiệp nhà nướcCùng với việc đi sâu thực hiện cải cách "phân cấp, quy định và dịch vụ", chúng tôi sẽ cải thiện cơ chế hướng dẫn và giám sát hoạt động kinh doanh lưu trữ Cần thiết lập các cơ chế kiểm tra, đánh giá chuẩn hóa công tác lưu trữ doanh nghiệp như “ngẫu nhiên hai lần, một mở một lần” Để củng cố môi trường doanh nghiệp

Giám sát chuyên môn và hướng dẫn công việc lưu trữ bên ngoài Cần đánh giá, đánh giá chặt chẽ hoạt động kinh doanh lưu trữ Đối với những người làm hư hỏng hoặc mất tài liệu lưu trữ do quản lý an toàn không đầy đủ hoặc vi phạm các quy định và gây ra việc xử lý tài liệu lưu trữ không đúng cách, các nhân viên có liên quan phải chịu trách nhiệm theo kỷ luật và quy định

(8) Đổi mới cơ chế quản lý, sử dụng kho lưu trữ của doanh nghiệp nhà nướcChúng ta phải coi việc cải cách doanh nghiệp nhà nước như một cơ hội để tích cực đổi mới cơ chế thu thập và lưu trữ tài liệu, nâng cao hơn nữa khả năng quản lý tập trung tài nguyên lưu trữ và đạt được mức độ quản lý tập trung và thống nhất cao hơn về lưu trữ Tiếp tục đẩy mạnh thực hiện Sắc lệnh Quản lý Lưu trữ Nhà nước số 10, tăng cường xây dựng hệ thống và tiêu chuẩn quản lý lưu trữ, đồng thời nâng cao hơn nữa mức độ tiêu chuẩn hóa trong công tác thu thập, tổ chức và lưu trữ lưu trữ Trong xây dựng các phòng lưu trữ (phòng) tin học hóa và lưu trữ số, chúng ta cần tích cực đổi mới phương pháp quản lý lưu trữ để bảo đảm cơ quan lưu trữ có thể giám sát, hướng dẫn việc hình thành, tích lũy và lưu trữ tài liệu điện tử trong suốt quá trình Cần nắm bắt chính xác nhu cầu sử dụng kho lưu trữ trong quá trình cải cách sâu rộng các doanh nghiệp nhà nước và cung cấp dịch vụ sử dụng kho lưu trữ cho các doanh nghiệp trong việc ra quyết định lớn, đánh giá tài sản, chuyển giao tài sản, bố trí nhân sự, vv Đổi mới cơ chế dịch vụ, đơn giản hóa thủ tục phê duyệt sử dụng kho lưu trữ và thúc đẩy các dịch vụ "một cửa" cho việc sử dụng kho lưu trữ của doanh nghiệp Cải tiến phương thức phục vụ và chủ động phát triển các doanh nghiệp dịch vụ thông tin lưu trữ Cần tận dụng triệt để công nghệ thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu chuyên ngành lưu trữ có mục tiêu và nền tảng mở lưu trữ để phục vụ tốt hơn công cuộc cải cách và phát triển của doanh nghiệp

3 Làm tốt công tác quản lý hồ sơ trong quá trình thay đổi tài sản, quyền tài sản của doanh nghiệp nhà nước

(9) Tăng cường sự lãnh đạo của công tác lưu trữ khi có sự thay đổi về tài sản doanh nghiệp và quyền sở hữuCác địa phương phải phấn đấu được sự ủng hộ của cấp ủy, chính quyền để sáp nhập cơ quan hành chính lưu trữ vào cơ quan chủ trì điều phối cải cách doanh nghiệp nhà nước hoặc cơ quan điều phối thay đổi tài sản, quyền sở hữu của chính phủ cùng cấp, đồng thời tăng cường giám sát, kiểm tra và hướng dẫn việc xử lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp Doanh nghiệp nhà nước có công ty con chịu trách nhiệm chung trong việc xử lý hồ sơ tài sản, thay đổi quyền tài sản của các đơn vị trực thuộc và phải bảo đảm công việc xử lý hồ sơ được liên tục, không hỗn loạn Các doanh nghiệp có sự thay đổi về tài sản, quyền tài sản (trong đó có cải cách sở hữu hỗn hợp) phải chịu trách nhiệm về công tác xử lý tài liệu lưu trữ Phải xác định rõ người đứng đầu chịu trách nhiệm và lồng ghép công tác xử lý tài liệu lưu trữ vào quá trình kinh doanh thay đổi tài sản, quyền tài sản để tiến lên đồng thời với những thay đổi về tài sản, quyền tài sản Trường hợp công việc xử lý tài liệu lưu trữ chưa hoàn thành thì công việc thay đổi tài sản, quyền tài sản không được hoàn thành và cơ quan phối hợp thay đổi tài sản, quyền tài sản không bị giải thể Kinh phí cần thiết cho việc xử lý tài liệu lưu trữ cần được đưa vào ngân sách dành cho những thay đổi về tài sản và quyền sở hữu để tạo điều kiện cần thiết cho việc chuyển giao, tiếp nhận, phân loại và lưu trữ tài liệu lưu trữ

(10) Làm tốt việc chuẩn bị phương án xử lý tài liệu lưu trữCác doanh nghiệp gặp phải những thay đổi về tài sản và quyền tài sản (bao gồm cả cải cách quyền sở hữu hỗn hợp) nên chuẩn bị kế hoạch xử lý hồ sơ Nếu quyền sở hữu và lưu chuyển các tài liệu lưu trữ liên quan có quy định rõ ràng trong hợp đồng hoặc thỏa thuận về việc thay đổi tài sản và quyền tài sản thì phải lập phương án xử lý tài liệu lưu trữ theo hợp đồng hoặc thỏa thuận; nếu hợp đồng hoặc thỏa thuận không quy định rõ ràng thì phải lập kế hoạch xử lý tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của “Các biện pháp tạm thời xử lý tài liệu lưu trữ đối với những thay đổi về tài sản và quyền tài sản của doanh nghiệp nhà nước” Kế hoạch xử lý tài liệu lưu trữ phải được trình lên cơ quan hướng dẫn và giám sát hoạt động lưu trữ tương ứng để xem xét trước khi thực hiện Cơ quan giám sát, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ phải rà soát, kiểm tra kỹ lưỡng việc thực hiện kế hoạch tiêu hủy tài liệu lưu trữ, kịp thời khắc phục các vướng mắc phát hiện

(11) Thực hiện tốt việc chuyển và nhận fileTrong quá trình thay đổi tài sản và quyền tài sản của công ty (bao gồm cả cải cách sở hữu hỗn hợp), không bộ phận hoặc cá nhân nào được giữ lại, lấy đi, chuyển giao hoặc tiêu hủy hồ sơ mà không được phép Những tài liệu, tài liệu chưa được lưu trữ sẽ do bộ phận sản xuất tài liệu, tài liệu tổ chức và bàn giao cho cơ quan lưu trữ Cơ quan lưu trữ chấm dứt doanh nghiệp phải phân loại và xác định kịp thời các tài liệu lưu trữ hiện có, các tài liệu lưu trữ cần lưu giữ phải được bàn giao cho đơn vị tiếp nhận đã xác định trước khi giao tài sản và quyền tài sản Thực hiện nghiêm ngặt các thủ tục bàn giao, đảm bảo tài khoản rõ ràng, chữ ký đầy đủ, bàn giao đúng tiêu chuẩn Các tài liệu lưu trữ được xác định không có giá trị bảo quản sẽ bị doanh nghiệp chấm dứt hoạt động tiêu hủy theo quy định

(12) Làm tốt công việc lưu trữ các tài liệu, tài liệu phát sinh trong quá trình thay đổi tài sản, quyền tài sản của doanh nghiệpDoanh nghiệp nên cử người chuyên trách làm theo hướng dẫn

Theo phạm vi lưu trữ được xác định bởi "Các biện pháp tạm thời xử lý kho lưu trữ thay đổi tài sản và quyền tài sản của doanh nghiệp nhà nước", các tài liệu và tài liệu được hình thành trong quá trình thay đổi tài sản và quyền tài sản sẽ được thu thập và sắp xếp, đồng thời việc nộp hồ sơ và bàn giao phải được hoàn thành trong vòng một tháng sau khi hoàn thành công việc liên quan Mọi thay đổi về tài sản và quyền tài sản đều liên quan đến chức vụ

Nhân sự đã được điều chỉnh phải dọn dẹp, đăng ký, sắp xếp và chuyển giao những hồ sơ, tài liệu chưa được lưu giữ ở vị trí này trước khi rời khỏi vị trí hiện tại

(13) Hỗ trợ các lực lượng xã hội tham gia xử lý tài liệu lưu trữ của doanh nghiệpTất cả các khu vực nên nghiên cứu và đưa ra các chính sách và hệ thống liên quan để điều chỉnh sự tham gia của các lực lượng xã hội như doanh nghiệp, trường cao đẳng, cơ quan nghiên cứu khoa học, hiệp hội, hiệp hội và cơ quan lưu trữ trung gian trong việc xử lý tài liệu lưu trữ của công ty Các khu vực cần xử lý số lượng lớn tài liệu lưu trữ và có điều kiện có thể thành lập trung tâm lưu trữ chuyên tiếp nhận và lưu trữ tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp bị chấm dứt hoạt động hoặc triển khai các dự án thí điểm có sự tham gia của các lực lượng xã hội trong việc xử lý tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp Cần kịp thời tổng kết kinh nghiệm thí điểm, từng bước hoàn thiện hệ thống và thực tiễn, đồng thời quảng bá chúng trong khu vực một cách kịp thời

(14) Làm tốt công việc bảo mật tập tinBảo mật lưu trữ là điểm mấu chốt của công việc lưu trữ Trong cải cách doanh nghiệp nhà nước, chúng ta phải chú ý hơn đến công tác an ninh lưu trữ, tuân thủ an toàn trước tiên và phòng ngừa trước tiên, cải thiện hệ thống quản lý an ninh lưu trữ, thực hiện trách nhiệm công tác an ninh lưu trữ, cải thiện hệ thống phòng ngừa an ninh lưu trữ kết hợp giữa phòng thủ con người, phòng thủ vật chất và phòng thủ kỹ thuật, đồng thời tăng cường xây dựng hệ thống quản lý tình trạng khẩn cấp của cơ quan lưu trữ; tận dụng tối đa các phương tiện khoa học công nghệ hiện đại để không ngừng nâng cao khả năng giải quyết rủi ro, phòng ngừa tai nạn, ứng cứu khẩn cấp, bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu lưu trữ